Blog 5, trend digitalisering

Stoffig?

Vroeger had ik een collega, met een grote kamer, van flexwerken hadden we nog nooit gehoord, met een groot bureau en grote vergadertafel die beide bezweken onder het gewicht van de daarop aanwezige stapels papier. Als je aan hem iets vroeg, toverde hij in luttele seconden het document tevoorschijn. Om jaloers op te worden. Handig ja, voor hem, maar niet voor het bedrijf.

Informatie hergebruiken, maar hoe vind je die informatie? Door informatie slim op te slaan. Open deur, desondanks is archiveren vaak de sluitpost van de rekening.

Het werk zit er op! We zijn al weer bezig met de volgende klus. Maar er is niet veel fantasie nodig om te bedenken dat je na afloop toch herhaaldelijk informatie nodig hebt om uiteenlopende redenen. Dwing je zelf er dan ook toe het werk, het project, het proces te documenteren en terug vindbaar op te slaan. Doe dat niet achteraf, maar werkenderwijs. Bouw vanaf dag 1 aan een archief.

Opslaan van informatie loont.

We schikken ons dus in ons lot, we archiveren. We hebben de visie dat deze investering op de korte termijn zich op de langere termijn uitbetaalt. Maar informatie op een slimme manier opslaan, hoe doe je dat? In de vorige blogs is het begrip document management systeem al geïntroduceerd. Document management systemen zijn te kust en te keur te koop. Maar bedenk dat het systeem een onderdeel wordt van een groter geheel. Let dus op de mogelijkheden van dwarsverbanden, doe dan ook voordat je wat koopt, wat handwerk met pen en papier. Denk zelf na over een voor jouw profijtelijke  documentstructuur.

Hoe, dat moet jezelf uit puzzelen, maar maak logische keuzes. Om je prikkelen noem ik hier een simpel voorbeeld. Voer je voor een klant, waarvoor je vaker werkt een werk uit en kent het werk een aantal projectfases en werken daaraan per fase verschillende disciplines, geef dan het project een unieke code, breidt dat uit met een code voor je klant en codes voor de disciplines die werken aan het project. Koppel aan de code, codes voor concept, definitief of versie. Ben je producent dan kan je dezelfde boom maken voor je klanten, producten, verzamelnamen voor die producten, et cetera. Maak logische keuzes en zorg dat de boom oneindig uitgebreid kan worden. Gesneden koek? Mogelijk, maar laten we het eens wat ingewikkelder en meer eigentijds (delen is het nieuwe hebben) maken. Je bent leverancier, je levert aan een werk, uitgevoerd door jouw klant, jouw partner, met wie je samenwerkt op een digitaal platform,  waarop je informatie deelt, de bouwonderneming, dat gerealiseerd wordt voor een  eindgebruiker. Waarom stem je dan de structuren die je intern gebruikt niet af met je partners. Je hergebruikt de codes voor de eindgebruiker, voor je partners, voor het project, voor de fase waarin het project verkeert, de producten, et cetera. Op die wijze is informatie snel terug vinden, vooral als je gebruik maakt van ICT.  Als je zover bent maak dan nog een tweede stap.

Hoe vaak komt het niet voor dat je hoort, oh bedoel je dat? Die misverstanden worden kleiner als je met codes werkt, die je samen hebt afgesproken. Spreek echter niet alleen de codes af met elkaar, maar leg deze ook vast in taal, in begrippen en definieer over en weer wat jij onder die begrippen verstaat. Je hoeft dus jouw jargon waarmee je vertrouwd bent niet te veranderen, maar vastleggen wat de synoniemen zijn voor de begrippen die jij hanteert van je partners.  Breng een relatie aan tussen de verschillende termen met dezelfde betekenis. Dit zijn horizontale relaties. Breng ook verticale relaties aan. Ik heb als bouwbedrijf ‘x’ werken, waarvan ik y (y is kleiner of gelijk aan x) uitvoer voor klant A. Breng hiërarchie aan. Er ontstaat op een simpele wijze een papieren semantische database. Wissel je nu informatie uit dan kan je aan de codering al zien welk werk het betreft, wie jou partners zijn, wie de eindgebruiker is, et cetera.

Je ziet, je hebt tot nu toe nog geen stuiver uitgegeven, maar op papier ben je al aan het BIMmen. We hebben een platform waarop we informatie uitwisselen, op een vooraf afgesproken wijze, we slaan informatie terug vindbaar op, zodanig dat de bronnen te herleiden zijn naar eindgebruikers, werken, partners, producten, fases, et cetera. We communiceren met elkaar zonder onze eigen taal aan te passen, omdat we hebben afgesproken en vastgelegd met onze partners welke begrippen dezelfde betekenis hebben en wat hun onderlinge hiërarchie is. We zijn bijna klaar voor de volgende stap. De cultuur van het bedrijf verandert, mits 80% van de medewerkers en -sters van het bedrijf zich geleidelijk, met hart en ziel, aan deze afspraken verbindt.

Hans Nijssen

December 2016

Blog 4, trend digitalisering

Delen

Je gelooft in jezelf en de toekomst. Je besluit staat vast. Je wilt delen en dus ga je jouw proces en product digitaliseren. Hoe? Je bent inmiddels in het bezit van een plan (zie mijn vorige blog). In het plan staat wat je vraagt en levert en hoe je daarbij te werk gaat. Sla deze informatie op in een digitale omgeving, waar louter jij en door jou geautoriseerde mensen toegang tot hebben. Leg in het  plan de huidige situatie vast. Welke systemen gebruik je nu? Wie gebruikt de systemen (functioneel)? Bestaan er dwarsverbanden tussen de systemen? Rond je plan af en bereid je voor op de volgende stap. Je bent nu op weg. Maar wat doen je concurrenten? Kijk om je heen. Informeer bij je branchevereniging, bezoek netwerkbijeenkomsten, stel vragen, speur op het wereldwijde web. Beter goed gejat dan …………

Kies als eerste een platform, bij voorkeur een platform waarbinnen je ook met je partners informatie en kennis deelt. Een voorbeeld van een dergelijk platform is Connect &Construct. Het Connect & Construct platform is ontwikkeld binnen het C&C Framework. Een initiatief van de Europese Unie ter bevordering van het gebruik van ICT binnen het Europese Midden- en Kleinbedrijf. Maar je kan ook kleiner beginnen door gebruik te maken van bijvoorbeeld Yammer. Dit slechts een greep uit talloze aanbiedingen. Ik noem ze hier omdat ik ervaring ermee heb. Ga op zoek naar het platform dat jou het beste past. Laat je adviseren.

Wat je ook kiest, de communicatie, in- en extern, verloopt nu over de digitale snelweg. Alles dat je nu doet, beslist, deelt, ligt ‘real time’ vast. Je kan deze data structureren. Geen losse papiertjes, mondelinge afspraken en vage toezeggingen meer, maar harde niet te wijzigen data. In de wereld van de bouw, die van halve, vage (‘dat heb ik niet gezegd’ of ‘ik bedoelde wat anders’) afspraken aan elkaar hangt, een forse verandering. Vraagt wel veel discipline en wees volhardend.

Werk van klein naar groot, maak kleine stapjes. Telkens zal je zien dat je uit je jasje groeit. Je krijgt behoefte aan een duurzaam, tijdloos, document management systeem. Je wilt data hergebruiken op een slimme manier. Past dat bij jouw bedrijf richt dan een database, een digitaal slim archief van jouw data en data van jouw partners, in voor zover beschikbaar. Mogelijk wil je zelfs jouw praktijkervaringen met producten en processen vasthouden. Omdat je nog zo groen bent als gras is mijn advies kies dan voor een semantische database. Niet schrikken. Semantische databases zijn de succesformule van bijvoorbeeld Google en TomTom. Een  volgende keer ga ik daar dieper op in.

Hans Nijssen

Oktober 2016

Blog 3,  trend digitalisering

Het fundament

Als je de aanwijzingen in mijn laatste blog hebt opgevolgd, heb je nu genoeg navel gestaard. Het wordt tijd uit je veilige comfortzone te treden en je bloot te stellen aan alle gevaren, die de buitenwereld teisteren, want per slot van rekening ligt daar het werk. Omdat je  vak je hobby is en  daarvan wil je leven, aarzel je niet. Hoe? Delen! Zoek partners in je professionele netwerk met wie je samen opdrachten wilt uitvoeren. Ik mijd met opzet het begrip ketensamenwerking. Iedereen wil, samenwerken, alleen vaak onder zijn condities, die zijn belang borgen en niet uit een gedeeld belang. Jammer. Ik spreek dan ook liever van samen delen. De wens en de wil zijn daarbij onontbeerlijk. Wens is hetzelfde als visie. Visie is, wat je wilt bereiken. Wil is hetzelfde als geven. Je geeft in de overtuiging dat je er iets voor terug krijgt.

Stel vast wie je partners zijn. Breng in kaart wat je vraagt en levert aan je partners. Doe dat zorgvuldig en uitputtend. Bij voorkeur functioneel. Leg dat vast. Structureer, orden de informatie, leg relaties. Doe dat voor het proces en het product. En zie daar, vanuit het niets heb je een plan, dat technici een informatieplan noemen. Doe dat als team, in korte bijeenkomsten aan de rand van de dag. Zorg dat de bijeenkomsten kort en aantrekkelijk zijn. Houdt de tijd scherp in de gaten (liever een tweede bijeenkomst dan één slaapverwekkende) en serveer er bijvoorbeeld een lekker ontbijt bij. Nodig eens een inleider van buiten uit om inspiratie op te doen. Kies een werkvorm waarin iedereen tot zijn recht komt en meedoet. Speel eens een rollenspel. Zet de pet op van je klant. Zorg nog diezelfde dag voor verslaglegging. Werk bijvoorbeeld met power point presentaties. Kort en krachtig, in steekwoorden, geen boekwerken. Herhaal de bijeenkomsten totdat je naar buiten kan treden.

Wissel dan deze plannen, voor zover relevant, uit met jouw partners. Beoordeel elkaar en vul aan. Het spreekt vanzelf dat je voor het uitwisselen en het becommentariëren gebruik maak van een digitale omgeving, die open is voor alle betrokkenen. Maar organiseer ook bijeenkomsten waarin je elkaar in de ogen kan kijken. Evalueer voor jezelf deze bijeenkomsten. Houd ik daar een goed gevoel aan over? Vertrouw ik mijn partners. Bij twijfel neem afscheid. Benut jouw energie optimaal en raak niet verstrikt in uitzichtloze trajecten.

Hans Nijssen

september 2016

Blog 2, trend digitalisering

Is dit nu BIMmen?

Noem het wat je wilt. Informatietechnologie is onderdeel van je leven en je werk.  BIM is in de bouw daarvan de metafoor. Maar BIM is meer dan een 3D model. Voor mij is het, optimaal gebruik maken van informatietechnologie. Maar aan technologie alleen heb je niets. Welke informatie wil je delen? Hoe wil je dat delen, met welk doel? Niet echt een technologisch vraagstuk, eigenlijk een cultuurvraagstuk.

De vorige keer ben ik geëindigd bij de lijstjes, data in schriftjes, kladblokken of Excel lijsten, die elke medewerker heeft om zijn werk sneller en efficiënter uit te voeren. Hierin zit hun kennis. Hieraan ontlenen zijn hun macht. Breng dat in kaart. Breek dat open. Structureer deze kennis en zoek naar een gemeenschappelijk drager van deze informatie.

Hiervoor zijn (gratis) platforms beschikbaar. Maak afspraken dat de data continue worden geactualiseerd. Maak iemand daarvoor verantwoordelijk. De meeste platforms werken met een intern document management systeem, anders gezegd een archief. Een archief zodat je data, teksten, tabellen, figuren, tekeningen gemakkelijk kan vinden. Besteedt aandacht aan de inrichting van dit archief. Verlang dat iedereen zich daaraan houdt en geef zelf het goede voorbeeld.

Maar waarom zou ik gaan BIMmen?

Omdat het geld oplevert. Omdat dan je continuïteit is geborgd. Niet meer en niet minder. Al op de korte termijn. Al mijn suggesties tot nu toe kosten niets, louter tijd en denkkracht (energie). Je benut de bestaande mogelijkheden. Maar je moet wel naar een gedragen interne open cultuur streven. Je moet dus met je collega’s van hoog tot laag, aan de slag. Iedereen moet overtuigd raken van nut en noodzaak. Van afvallers moet je afscheid nemen. Wees niet halfslachtig. Elke verandering kent koplopers, een grote groep, de middengroep, die afwacht en weigeraars. In de praktijk zijn deze groepen kwantitatief als volgt verdeeld, respectievelijk 10, 80 en 10%. Concentreer je op de mensen die afwachten. Doe dat spelenderwijs. Laat ze de voordelen voor zichzelf en het bedrijf ontdekken. Probeer de afvallers erbij te betrekken, maar stel een grens en neem daarna afscheid. Het zal je leiderschap versterken. Een halfslachtige aanpak verzwakt je en zal de middengroep demotiveren.

Hans Nijssen

augustus 2016

Blog 1, trend digitalisering

Doormodderen of gooi je het roer om?

De digitalisering is niet meer te stoppen. Je ontkomt er niet aan. Ook jij moet eraan geloven. Maar waar hebben we het dan over? Ik beperk met tot de bouw en dan heb ik het over digitalisering van product en proces. Beide gaan hand in hand. Onder proces versta ik alles, de productie, inkoop, de communicatie in- en extern, facturatie, ga zo maar door. Hoe speel je daar het handigst op in?

Wat zeg je, heb je al heel veel gedaan. Als je werkzaam bent in de bouw twijfel ik. De bouw is versnipperd en verzameling van eilanden, waartussen geen bruggen zijn, zelfs geen ponten varen. In de bouw wordt de communicatie nog verzorgd door postduiven verkleed als e-mail. In de bouw hanteert iedere discipline en bedrijf haar eigen taal en verkondigt aan iedereen die het maar horen wil dat dit het enige geloof is. Elk bedrijf heeft een uniek werkproces.

Terugkomend op de vraag, “hoe speel je daar het handigst op in?”, beantwoord dan eerst de vraag, of je bereid bent te delen en samenwerkingsverbanden te vormen met soortgenoten met een andere kleur en gewoonten? Wil je luisteren en kijken naar anderen? Ben je bereid de talen op elkaar af te stemmen? Ben je bereid de communicatie te formaliseren? Ben je bereid kennis te delen? Besef je dat jouw proces niet zo uniek is dan je doet voorkomen.

Is het antwoord neen, stop dan maar met lezen van deze column. Je houdt dan vast aan oude waarden, tradities. Je gelooft alleen in jezelf. Je bent de bouwer zoals we die nu al jaren kennen. Is het antwoord ja, lees dan door.

Het antwoord op de hiervoor gestelde vraag is in feite  simpel en kort: stel je open op, deel en werk samen. Sneller gezegd dan gedaan. Het vraagt wel iets van jou en jouw collega’s. Hoe? Werk in kleine stapjes. Houd je bij je leest. Ben je fabrikant zoek dan aannemers en/of architecten waarmee je een relatie wil opbouwen, een netwerk wil vormen. Stel de vraag welke informatie, maatvoering, materiaaleigenschappen, et cetera, ze van jou over één product willen hebben. Ga uit van het principe dat die data eenmalig verstrekt en meervoudig worden gebruikt. Leg niet alleen vast welke informatie je uitwisselt, maar ook hoe. Spreek af dat jij de informatie actueel houdt en real time beschikbaar stelt. Bouw netwerken, werk in die verbanden samen op basis van toegevoegde waarde. Wees open en deel. Leg de afspraken vast. Houd je aan de afspraken.

Koppel intern de informatie aan bijvoorbeeld voorraadbeheer, facturatie of calculatie. Benut het jou en jouw bedrijf ondersteunende software programma volledig. Veel modules blijven doorgaans ongebruikt. Leg de afspraken vast. Deel de afspraken. Wees transparant. Heb ook intern geen geheimen voor elkaar. Sloop interne koninkrijkjes. Werk gestructureerd, heb geen eigen Exel lijstjes.

De kern is, bouwen aan vertrouwen. Deel, ook al betekent het loslaten en accepteren van nieuwe waarden en gewoonten. Je maakt kennis met nieuwe mensen en andere gewoonten. Spannend, maar het geeft energie.

De volgende keer ga ik hier dieper op in.

Hans Nijssen

juli 2016